HubSpot Sales platform voor Agilitas Home Services

Hubspot, Sales Automation, Case
Written by Mirthe Mertens

Agilitas Group, één van onze vaste klanten, tast momenteel de grenzen van HubSpot af. In het verleden maakte het bedrijf al gebruik van onze diensten voor het starten met inbound marketing, het opzetten van workflows en het beheren van de enorme contactendatabase.

In maart 2019 contacteerde Agilitas Group ons voor een nieuwe uitdaging...
 

Uitdaging

Agilitas Group is een organisatie die verschillende HR-diensten aanbiedt. Eén van deze diensten is huishoudhulp via dienstencheques: wanneer je hulp in je huishouden wenst of iemand om wat huishoudelijke taken van je over te nemen, kan je daar een aanvraag voor indienen via de Agilitas website. Een consulent neemt vervolgens contact met je op om verdere details te bespreken.

Het opvolgen van deze aanvragen bleek echter niet zo eenvoudig voor de Agilitas Home Services consulenten. Ze moesten elke nieuwe aanvraag manueel invoeren in een gedeeld Google Sheets document en alle gegevens up-to-date houden gedurende de opvolging. Een tijdrovende taak die vaak leidde tot een hoop frustratie. Het document, dat gedeeld werd met meer dan 50 consulenten, veroorzaakte op dagelijkse basis problemen die leidden tot een verlies van belangrijke data. Het gevolg: een hoop niet opgevolgde aanvragen en bijgevolg een verlies van inkomsten.

De Agilitas Home Services consulenten hadden duidelijk dringend nood aan een nieuwe manier van werken. De voorkeur ging uit naar een gebruiksvriendelijke tool die alle aanvragen centraliseert in een duidelijk overzicht en een deel van de opvolging automatiseert. Dat maakt het eenvoudiger en minder tijdrovend om zowel nieuwe als bestaande aanvragen op te volgen en limiteert de nodige administratie.

In de zoektocht naar een gepaste oplossing botste het bedrijf op de 'Sales' sectie van het bestaande HubSpot-account. Agilitas contacteerde ons met de vraag of dat een mogelijke oplossing kon zijn.
 

Oplossing

We stelden een proof of concept op en, eenmaal getest en goedgekeurd, implementeerden we onze oplossing. Ons hoofddoel was om het opvolgen van de aanvragen voor huishoudhulp zo eenvoudig mogelijk te maken. De consulenten hadden immers geen ervaring met HubSpot.

Alle aanvragen voor een huishoudhulp worden ingediend via een formulier op de Agilitas website. Voor elke inzending wordt een HubSpot deal aangemaakt. Deze aanvragen krijgen een Agilitas-kantoor in de buurt toegewezen op basis van de postcode die in het formulier ingevuld werd.

Door deze informatie aan de betrokken contactpersoon toe te voegen in Hubspot (en niet aan de deal), weten de consulenten welke contactpersonen er verbonden zijn met hun kantoor. De informatie kan verder gebruikt worden voor segmentatie en andere doeleinden.

Op basis van het toegekende Agilitas-kantoor wordt een deal owner aangewezen. De deal owner is verantwoordelijk voor de opvolging van de aanvraag. Deze consulent ontvangt een e-mail met de nodige informatie over elke nieuwe aanvraag voor zijn/haar kantoor. Gedurende het salesproces ontvangt die persoon op belangrijke momenten meldingen per e-mail om hem/haar te herinneren aan de opvolging van de verschillende aanvragen. Alleen wanneer er een nieuwe deal aangemaakt wordt, zullen alle consulenten binnen het kantoor deze melding ontvangen. Dit proces garandeert opvolging van aanvragen wanneer de deal owner niet beschikbaar is.

Wanneer consulenten de sales pipeline in HubSpot consulteren, krijgen ze een duidelijk overzicht van alle deals en hun potentieel. Voor elke deal wordt de geschatte jaarwaarde berekend en weergegeven. Dit helpt de consulenten om grote deals als prioriteit te behandelen en motiveert hen om deals sneller op te volgen.

De geschatte jaarwaarde van een deal wordt berekend op basis van het aantal aangevraagde uren voor de huishoudhulp, de aangevraagde frequentie voor de huishoudhulp en de prijs voor één uur huishoudhulp. Dit wordt vermenigvuldigd met 48, het aantal beschikbare weken per jaar (de resterende 4 weken zijn voor vakantie). We stelden workflows en calculated fields op om de geschatte waarde van een deal te berekenen. Meer details vind je hieronder.
 

Resultaten

De Agilitas Home Services consulenten werken ondertussen al 6 maanden met HubSpot Sales. Onze oplossing had een enorme impact op hun manier van werken. Benny Hermans, Marketing Officer bij Agilitas, legt uit hoe onze HubSpot Sales setup hun salesproces heeft verbeterd.

Agilitas Case - NL

 
Er zijn 4 duidelijke verbeteringen merkbaar:

  1. Elke aanvraag wordt nu opgevolgd, wat sowieso meer inkomsten betekent. Voordien verdwenen aanvragen in de administratieve chaos of bleven ze onbehandeld.
  2. Dankzij de verschillende rapporten en dashboards in HubSpot beschikt Agilitas Home Services over meer inzichten in het salesproces. Met het Google Sheets document was het voordien onmogelijk om belangrijke zaken te tracken of data te verzamelen om het salesproces te optimaliseren. Nu hebben ze wel de noodzakelijke informatie voorhanden.
  3. Consulenten zijn een stuk productiever door de gebruiksvriendelijke en intuïtieve inrichting van HubSpot Sales. Het is eenvoudiger en tijdsbesparend om aanvragen op te volgen, wat zich dan weer vertaald in een snellere en betere customer service.
  4. 75% van de voorstellen worden contracten. Er is geen historische data voorhanden dus we kunnen niet meten of dit een verbetering is, maar het buikgevoel van Agilitas zegt alvast van wel.

agilitas-case-09_dashboard-1

Omdat de voordelen van deze manier van werken zo duidelijk zijn, is er ook een hoge mate van acceptatie bij de consulenten te merken. Ze kunnen zich concentreren op hun kerntaken en kunnen dankzij onze oplossing een betere customer service bieden.

Agilitas overweegt dan ook om HubSpot Sales te implementeren voor andere divisies. Daarnaast bekijken ze ook de verdere bedrijfsbrede integratie van andere Hubspot-functionaliteiten met de bestaande IT-infrastructuur.
 

Hubspot in actie zien?