HubSpot Sales Hub: wat is het en wat kan je er mee?

Hubspot, inbound sales, Lead Nurturing
Written by Jolien Struyf

Dat sales onmisbaar is voor een bedrijf hoeven we je waarschijnlijk niet te vertellen, want het is simpel: geen sales betekent geen klanten en zijn er geen klanten dan is er geen business. Het volledige sales proces verloopt echter niet altijd even vlot als we zouden willen. In de eerste fase gaan we op zoek naar prospecten, die we via lead generation gaan identificeren. Deze leads gaan we op hun beurt via lead nurturing proberen om te zetten naar MQL en vervolgens tot SQL met het uiteindelijke doel hen klant te maken. Dit hele proces manueel opvolgen en uitvoeren vraagt erg veel tijd van je verkopers, maar gelukkig kan het eenvoudiger!

Het verkoopproces of de buying cycle kan je versnellen en efficiënter maken door middel van automation. Deze automatische processen gaan enkele repetitieve taken overnemen, zoals bijvoorbeeld het versturen van follow-up mails, het inplannen van afspraken of het loggen van calls. De HubSpot Sales Hub is een van de systemen waarmee je een deel van deze tijdrovende taken op een efficiënte manier kan automatiseren, zonder het gewenste persoonlijke aspect te verliezen. Hierdoor kan je verkoopteam zich meer focussen op het bieden van meerwaarde aan gekwalificeerde leads.

Maar wat maakt de HubSpot Sales Hub nu tot de ideale sales tool? Wel, heb je een uurtje? Nee nee, we houden het graag ‘kort’ en sommen onze favoriete functionaliteiten hieronder op:

#1 HubSpot E-mails: geautomatiseerd en toch persoonlijk

HubSpot verzorgt echt alles rond e-mail, van de integratie van Gmail en Outlook, tot het traceren en analyseren van e-mails. Met daarenboven ook nog de mogelijkheid om notificaties in te stellen. Je kan ook eenvoudig e-mails persoonlijker maken door het gebruik van personalisatietokens. Hierdoor kan je contact- en bedrijfsgegevens, of elke andere property die in je HubSpot account is opgenomen, in je e-mails verwerken. 

Jij en de rest van het sales team kunnen bovendien ook tijd besparen door HubSpot Templates aan te maken. Dit zijn gepersonaliseerde ‘sjablonen’ die je kan gebruiken in de verschillende fases van het sales proces. Hierdoor kan je meer tijd spenderen aan het 'echte' verkopen, dan aan het uitschrijven van repetitieve sales e-mails. Je kan bovendien in real-time de prestaties van je template meten onder 'template reports'. Zo weet je welke sjablonen het beste werken en aan welke nog gesleuteld moet worden. Je kan hiervoor kijken naar de open rates, die je meer informatie geven over de kwaliteit van je onderwerpregel, of naar de klikfrequentie, die dan weer inzicht vergaart over je CTA's, links of bijlagen. 

HubSpot-templates
Omdat het manueel opvolgen van prospecten enorm veel tijd in beslag neemt, bestaan er nu HubSpot Sequences. Hiermee kan je een reeks getimede e-mails uitsturen met daaraan gekoppelde taken voor opvolging. Elk bericht kan dan nog licht aangepast worden, maar het zware werk wordt voor jou geautomatiseerd. Net zoals bij je templates, kan je ook voor je sequences de best presterende bepalen via de statistieken die beschikbaar zijn in HubSpot. 

HubSpot-sequences
Maar het gaat nog verder, met de hulp van HubSpot Snippets, kleine 'herbruikbare' tekstblokken, wordt het schrijven van sales e-mails nog eenvoudiger. Daarnaast kunnen deze niet enkel in e-mails gebruikt worden, maar ook in live chat, in een call transcript of in je offertes. 

HubSpot-Snippets-IM

Al deze e-mailfeatures hebben als doel het verkoopproces voor een deel te automatiseren en het sales team efficiënter te laten werken.

#2 Tasks: het to-do lijstje van HubSpot


Één feature die we echt aanbevelen bij het gebruik maken van de Sales Hub van HubSpot is Tasks. Deze functionaliteit kan je gebruiken om jezelf te herinneren aan de to do’s of volgende stappen met potentiële klanten. Het zorgt ervoor dat je geen enkele prospect of lead uit het oog verliest en dat je een duidelijk overzicht hebt over de nodige communicatie en interactie per contact.

HubSpot-sales-tasks

Om je te focussen op de belangrijkste zaken kan je aan een taak een prioriteit hangen. Je kan hier zelf de benamingen kiezen, maar vaak wordt er geopteerd voor: critical, high, medium en low.

Je kan ook gebruik maken van 'task queues', wat eigenlijk een soort van opeenvolging is van verschillende taken. Dit kan gebruikt worden wanneer er meerdere contacten dezelfde taken moeten doorlopen.

#3 HubSpot Meeting Tool: eenvoudiger afspraken boeken

HubSpot heeft een eigen meeting tool waarbij prospecten of leads eenvoudig zelf een afspraak kunnen inplannen. Iedere user heeft een unieke link waaronder de afspraken geboekt kunnen worden. De user kan zelf invullen van en tot welk uur meetings ingeboekt mogen worden, hoelang deze mogen duren, hoeveel tijd ertussen moet zitten,... Er kan ook eenvoudig een bevestiging- en herinneringsmail ingesteld worden, zonder dat hiervoor complexe workflows opgebouwd moeten worden. Daarnaast kan elke user zijn of haar Google calendar en Office 365 calendar in HubSpot koppelen. 

meeting-hubspot

#4 Sales automation met deals


Onder HubSpot Sales vind je het onderdeel 'Deals', dit geeft je een overzicht van de fase waarin de deals zich bevinden. De deals die je aanmaakt kan je koppelen aan een contact en aan een bedrijf. Met deze functionaliteit heb je de mogelijkheid de potentiële inkomsten van de deals overzichtelijk bij te houden.

Je kan verschillende sales pipelines opbouwen, hierin deals aanmaken en deze eenvoudig van de ene naar de andere fase verslepen. Aan elke fase kan een automatie gekoppeld worden, zodat er bijvoorbeeld instant een e-mail naar de contactpersoon gestuurd wordt, of een interne mail naar de deal owner. Maar ook kunnen er per fase properties ingesteld worden die vereist in te vullen zijn, zo ben je er zeker van dat steeds alle nodige informatie door je sales team verzameld wordt. 

Hubspot-deals

Ook Agilitas Group, een organisatie die verschillende HR-diensten aanbiedt, zochten een nieuwe, gebruiksvriendelijke manier om  aanvragen te verwerken. Vroeger moesten de consulenten elke nieuwe aanvraag manueel invoeren in een gedeeld Google Sheets document en de opvolging ook steeds handmatig updaten. Nu werken zij met de HubSpot Sales Hub, die hen efficiëntie, tijdswinst en een correctere opvolging biedt. Bekijk de Agilitas Home Services case om een beter beeld te krijgen van de mogelijkheden van HubSpot Sales in de praktijk. 

#5 Reporting dashboards to the fullest


Het sales dashboard van HubSpot bevat standaard vijf rapporten die een globaal overzicht geven over de sales processen van je bedrijf. Deze laten enerzijds de activiteiten van je sales team zien, het aantal contacten dat gecreëerd en aan een user toegewezen werden en het aantal deals dat gewonnen of verloren zijn. Anderzijds kan je ook de voorspelde inkomsten van de deals in je pipeline bekijken en de vergelijking maken met de werkelijke inkomsten. Tot slot heb je het 'Team activity totals' rapport, dat alle activiteiten die geregistreerd zijn op de tijdlijn van contacten weergeeft. Geven deze rapporten toch niet alle gewenste gegevens weer? Dan kan je ook custom dashboards creëren die voldoen aan de wensen en noden van je sales team. 

sales-dashboard


#6 Klassieke en predictive lead scoring


Bij de klassieke manier van lead scoring, het objectief categoriseren op basis van mogelijke waarde van prospects en leads, van HubSpot ga je zelf criteria kiezen aan de hand van de data die je verzameld hebt. Dit kan gaan van het invullen van een formulier, paginaviews, het klikken op de CTA , interactie via e-mail of calls en nog veel meer. Op basis van deze lead score ga je dan lijsten opstellen om je marketing op te baseren en de sales qualified leads te onderscheiden. Deze SQL's worden dan door marketing doorgestuurd naar het sales team. De verkopers krijgen dus kwalitatieve leads met bruikbare informatie aangereikt en verliezen zo minder tijd aan irrelevante leads. 

lead-scoring-hubspot-1
HubSpot biedt ook predictive lead scoring aan, waarbij op basis van demografische- en gedragsfactors automatisch een score toegediend wordt. Op basis van machine learning optimaliseert deze zichzelf ook. Het sales team zal hierdoor met minder manuele inspanningen meer gekwalificeerde leads binnenhalen en betere prioriteiten kunnen stellen. Deze manier van lead scoring zorgt dus voor een optimale opvolging van je leads. 


#7 Interactie in HubSpot via diverse kanalen


HubSpot Sales geeft toegang tot HubSpot Conversations, een universele inbox die berichten van alle kanalen samenbrengt. Je kan zo gesprekken van prospecten op één centrale plek bekijken, beantwoorden en beheren. Voor jouw sales team betekent dit een gemakkelijk overzicht van alle gesprekken per contactpersoon. Dit zorgt voor tijdbesparing en efficiëntie en is dat niet waar we allemaal naar op zoek zijn tegenwoordig? 

hubspot-conversation

 

Interactie met je prospecten kan via HubSpot Sales niet enkel via e-mail, maar je kan ook telefoons voeren vanuit het platform. HubSpot Call laat je toe je contacten eenvoudig op te bellen en het gesprek op te nemen of zelf notities te nemen. Het transcript en je notities worden als een bijlage toegevoegd in de tijdlijn van de contactpersoon. Je kan daarnaast ook meteen een follow-up taak toevoegen aan het contact gebaseerd op hoe het gesprek is gegaan.

Calls-hubspot
Naast e-mail, calls en social media, kan er ook gecommuniceerd worden met prospects via de Livechat functie. In realtime kan er dan ingespeeld worden op hun noden en wensen om hen zo snel mogelijk om te zetten tot klanten. 

Inkomende conversaties in HubSpot zijn standaard niet aan een bepaalde gebruiker toegewezen? Met Conversation Routing van HubSpot kan je echter inkomende gesprekken wel aan een bepaalde gebruiker of team toewijzen. Zo ben je er zeker van dat gesprekken correct en tijdig opgevolgd worden. 

#8 Quotes opstellen in een mum van tijd


Met de sales quotes tool van HubSpot kunnen je verkopers gemakkelijk en snel een gepersonaliseerde offerte opstellen op basis van de contact-, bedrijfs- en productgegevens die opgeslagen zijn in HubSpot. Dit wordt gewaardeerd door je prospecten, want zij verwachten zo snel mogelijk een antwoord te krijgen. Daarnaast zorgt het voor een soepel verloop van het verkoopproces en een lagere foutenmarge omdat je alles in één software kan behandelen, een win-winsituatie dus!

Quote

#9 HubSpot Prospects: real time tracking 


Met HubSpot Prospects kan je real time, op elk willekeurig moment, prospecten op je website tracken. Daarnaast kan je zien welke sectoren of bedrijven het meest geëngageerd zijn en je sales team op de hoogte brengen via notificaties als er een nieuwe prospect is. Dit alles laat je toe je prospecten beter te volgen, omdat je een concreter inzicht hebt in het aantal bezoekers en paginaweergaven. Met HubSpot filters kan je de prospecten categoriseren op bijvoorbeeld regio, grootte van bedrijf, sessies, ... Aan de hand hiervan kan je de waardevolle prospecten bepalen. Vervolgens kan je via marketing automation een strategische follow-up instellen.

hubspot-prospects


#10 Documents: basis van strategische beslissingen

HubSpot Documents is ontworpen om belangrijke en nuttige content, die het sales team kan gebruiken om een verkoop binnen te halen, te verzamelen. Van zodra een prospect een document opent of doorstuurt, word jij of een van je collega’s op de hoogte gebracht. Hierdoor kan je de gepaste stappen voor de opvolging van deze lead nemen. Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om de documenten, die voor het sluiten van een deal zorgden, te identificeren. Op deze manier kan je strategische beslissingen nemen over welke content best ingezet wordt in de verschillende fasen van het verkoopproces. 

Documents

#11 Salesforce en andere integraties


Een integratie tussen HubSpot en Salesforce is perfect mogelijk en vereist zelfs geen technische set-up. Je sales team kan leads in HubSpot omvormen tot klanten en omzetgegevens uit Salesforce kunnen rechtstreeks doorgestuurd worden naar HubSpot. Door een krachtige tweerichtingssynchronisatie worden wijzigingen van het ene systeem ook automatisch gesynchroniseerd met het andere. Ook de lead scoring in HubSpot die we hierboven bespraken, kan doorgestuurd worden naar Salesforce om prioriteiten te stellen en tijd te besparen. Maar niet enkel Salesforce kan gekoppeld worden met HubSpot, ook andere software als Slack, PandaDoc, Stripe, ClientPoint, InstaPayments en nog vele andere. 

Heeft ieder bedrijf elk van de bovenstaande features nodig? Wellicht niet, daarom is het belangrijk om na te gaan waar je zelf belang aan hecht en waar je bedrijf baat bij kan hebben. Kan je hulp gebruiken bij het opzetten van HubSpot Sales of heb je hier andere vragen rond, contacteer ons en we helpen je graag verder!

HubSpot e-book downloaden