HubSpot en webhooks: doe nóg meer in HubSpot met Zapier

Hubspot, Marketing Automation, Zapier
Written by Mirthe Mertens

HubSpot is een uitgebreid platform met een groot gamma aan functionaliteiten. En toch wil je soms iets gedaan krijgen dat standaard niet kan in HubSpot. Wie de koppeling wil maken met zijn CRM of e-commerce data wil kunnen raadplegen in HubSpot, moet een developer aanspreken die aan de slag gaat met API’s.

Maar het kan ook gemakkelijker.
Zapier stelt je in staat om zélf de koppeling te maken tussen twee (of meerdere) apps en een workflow op te zetten die de gegevens verwerkt. En dat allemaal in een duidelijke en gebruiksvriendelijke interface.
 

Wat is Zapier?

Zapier is een automation tool waar je workflows in kan aanmaken om data van de ene naar de andere app te sturen. Een geavanceerde, professionele versie van IFTTT, als het ware, maar dan met HubSpot integratie.
 

Hoe werkt Zapier?

Een workflow in Zapier wordt een zap genoemd - een taak die je opnieuw en opnieuw wil laten uitvoeren. Een zap bestaat uit minstens twee apps, een trigger en één of meerdere actions.

De trigger is het beginpunt. Daar bepaal je wanneer de zap in actie moet schieten. Stel dat je bijlages die je via Gmail ontvangt automatisch wil laten opslaan in Dopbox, dan is het ontvangen van een mail met bijlage de trigger.

De action is de taak die uitgevoerd moet worden. In geval van bovenstaand voorbeeld, is het opslaan in Dropbox de action. Een zap kan meerdere actions in meerdere apps bevatten.
 

HubSpot integreren met andere tools

Met Zapier kan je meer dan 1.000 apps die standaard niet met elkaar integreren, toch koppelen. Tussen de populairste apps vind je onder andere Dropbox, Evernote, Excel, HubSpot, MailChimp, Office 365, Slack, Trello, WooCommerce, WordPress, Zendesk en Zoho CRM. De mogelijkheden zijn (bijna) eindeloos.

We lichten enkele integraties toe die we zelf regelmatig gebruiken, want die zijn mogelijk ook interessant voor jouw bedrijf.
 

HubSpot koppelen met Zoho CRM

HubSpot CRM is gratis, maar als je al jarenlang een ander CRM gebruikt, is de koppeling leggen met HubSpot misschien eenvoudiger dan overschakelen. Via Zapier kan je HubSpot verbinden met allerlei CRM systemen, maar we houden het voorlopig even bij Zoho.

De meest eenvoudige, maar ook de meest essentiële integratie, is die van contacten. Als er een nieuw contact geregistreerd wordt in HubSpot moet het ook in Zoho verschijnen, en omgekeerd. Hetzelfde voor contacten die geüpdate worden - ook die info moet doorgestuurd worden.
 

HubSpot contacten aanmaken of updaten in Zoho CRM

De zap die nieuwe contacten uit HubSpot aanmaakt of update in Zoho, ziet er zo uit: de trigger is ‘New Contact’ in HubSpot en de action is ‘Create/Update Contact’ in Zoho. Simple as that.

zap-new-contact-zoho

In de action (stap 2) geef je aan welke data er overgenomen moet worden. Je geeft bijvoorbeeld aan dat de velden ‘First Name’, ‘Last Name’ en ‘Email’ ingevuld moeten worden met de data die uit HubSpot opgehaald wordt in stap 1 (de trigger).
 

Zoho CRM contacten aanmaken of updaten in HubSpot

De zap die nieuwe contacten uit Zoho aanmaakt of update in HubSpot, ziet er zo uit: de trigger is 'New Contact' in Zoho en de action is ‘Create or Update Contact’ in HubSpot. Ook hier geef je in stap 2 aan welke gegevens er doorgestuurd moeten worden van Zoho naar HubSpot.

zap-new-contact-hubspot

Bedrijven die de HubSpot GDPR features gebruiken, voegen best nog een extra action toe. Nieuwe contacten die niet via een HubSpot formulier in de database terechtkomen, krijgen niet automatisch subscriptions toegekend. Contacten zonder subscriptions kunnen geen e-mails ontvangen. Door de action ‘Add Contact to List’ toe te voegen, kan je nieuwe contacten die uit Zoho afkomstig zijn verzamelen in een lijst die je gebruikt als basis om de subscriptions manueel toe te kennen.
 

Zendesk tickets aanmaken vanuit een HubSpot formulier

Veel bedrijven gebruiken Zendesk voor customer support. Maar wie een vraag stelt aan het support team, is mogelijk ook een lead. Je hebt er dus baat bij om de gegevens van die persoon ook in HubSpot op te slaan.

Door het contact- en/of supportformulier op je website te vervangen door een HubSpot formulier en via Zapier de koppeling te leggen tussen beide apps, kunnen de gegevens doorgestuurd worden van HubSpot naar Zendesk. De zap die je hiervoor nodig hebt, is de volgende:

zap-ticket-zendesk

Je start met de trigger ‘New Form Submission’ in HubSpot, gevolgd door de action ‘Create Ticket’ in Zendesk. In stap 1 (de trigger) geef je aan over welk formulier het gaat. Elke keer dat dat formulier ingediend wordt, wordt er een ticket aangemaakt in Zendesk. Dat ticket bevat alle gegevens die ingevuld werden in het formulier. Het customer support team volgt de vraag verder op en jij kan aan de slag met een nieuwe lead.
 

WooCommerce bestellingen koppelen aan HubSpot contacten

Soms is het handig om e-commerce data te laten doorstromen naar HubSpot. Die data kan je immers gebruiken om automation flows op te zetten. Zo zou je iemand die een smartphone kocht zonder hoesje, een paar dagen later automatisch een e-mail kunnen sturen met een promo op verschillende hoesjes. Een kleine moeite, die je een extra verkoop kan opleveren.
 

Contacten aanmaken of updaten in HubSpot na een nieuwe WooCommerce bestelling

De zap die je daarvoor moet opzetten is helemaal niet ingewikkeld, maar er komt wel wat extra werk bij kijken. De zap begint met de trigger ‘New Order’ in WooCommerce. Van zodra een bestelling betaald werd en de status naar ‘Processing’ verandert, worden de gegevens van die bestelling doorgestuurd naar Zapier.

zap-order-woocommerce

Die gegevens kan je via de action ‘Create or Update Contact’ doorsturen naar HubSpot. Deze action kan basisgegevens als voornaam, naam en e-mailadres doorsturen of updaten in HubSpot. Maar hoe zit het dan met bestelling- en productgegevens?
 

Bestelling- en productgegevens van WooCommerce doorsturen naar HubSpot

In HubSpot kan je zelf nieuwe velden (of properties) aanmaken waar de overige WooCommerce data in opgeslagen kan worden. Zapier ‘ontvangt’ heel wat data uit WooCommerce:

  • het nummer of ID van de bestelling
  • de status van de bestelling
  • de datum van bestelling
  • het product ID of SKU
  • het totaal aantal gekochte producten
  • het totaalbedrag van de bestelling

Je moet er alleen nog voor zorgen dat er in HubSpot een plekje voorzien is om die gegevens in te bewaren. Daarom maak je eerst voor elk stukje data dat je in HubSpot wil zien verschijnen, een veld aan. Vervolgens geef je in Zapier aan welke velden er ingevuld moeten worden met data van WooCommerce.

Opgelet: als hetzelfde HubSpot contact meerdere bestellingen plaatst, worden enkel de gegevens van de laatste bestelling bijgehouden in HubSpot. De inhoud van de velden wordt immers na elke bestelling overschreven met de meest recente data.
 

Cards aanmaken in Trello voor lifecycle stage veranderingen

Wil je het sales team automatisch op de hoogte brengen wanneer een HubSpot contact dieper in de sales funnel terechtkomt? In Zapier zet je in een paar minuten tijd een workflow op die een Trello card aanmaakt wanneer de lifecycle stage van een contact veranderd.

Voor deze zap heb je de trigger ‘New Contact Property Change’ in HubSpot nodig. De workflow wordt geactiveerd wanneer een bepaald property geüpdate wordt of er een nieuw contact wordt toegevoegd waarbij dat property ingevuld is. In dit geval gaan we voor het property ‘Lifecycle stage’. Daarin wordt aangegeven in welke fase van de funnel een contact zich bevindt. Van zodra die waarde veranderd, moet er een card aangemaakt worden in Trello.

zap-trello-extended

De action die je nodig hebt, is ‘Create Card’ in Trello. Je verbindt Zapier met je Trello account en geeft aan op welk board en in welke lijst de nieuwe card aangemaakt moet worden. Vergeet de card geen naam te geven. Verder kan je een beschrijving toevoegen, labels en personen toekennen, een deadline instellen, en checklists en URL attachments toevoegen. Vooral die laatste is interessant, want daar kan je meteen de HubSpot URL van het contact in kwestie laten invoegen. Dat maakt het gemakkelijker voor het sales team, want zo komen ze meteen bij het juiste contact in HubSpot terecht.
 

Meldingen in Slack voor lifecycle stage veranderingen

Bovenstaande zap kan je gemakkelijk aanpassen om een melding te doen verschijnen in Slack. In dat geval heb je de action ‘Send Channel Message’ in Slack nodig, waarbij je aangeeft in welk channel de melding mag verschijnen.
 

Aan de hand van deze integraties kan je al een aantal workflows opzetten in Zapier die je het leven gemakkelijker kunnen maken. Je kan Zapier gratis testen, maar als je zaps wil maken die uit meer dan drie stappen bestaan, moet je upgraden naar een betalend account. Probeer het zeker eens uit. Zapier is de ideale tool om mee te experimenteren op vrijdagnamiddag. Enjoy!

Wat is marketing automation?