Je HubSpot portaal opkuisen in 10 stappen

Marketing Automation, Hubspot
Written by Katrijn Van Rompuy

Je zal het misschien zelf ook al ondervonden hebben dat na verloop van tijd je HubSpot portaal slordig en onoverzichtelijk kan worden. Niet echt vreemd aangezien je steeds meer content en contacten toevoegt, maar efficiënt is het zeker niet. Denk bijvoorbeeld aan blogs, e-mails en landing pages in draft, verschillende variaties van foto’s en bedrijfslogo’s, een hoop contacten met een foutief e-mailadres, en ga zo maar door.

Is dit bij jouw HubSpot portaal het geval? Dan is het dringend tijd voor die grote schoonmaak! Nu we begrijpen heel goed dat de twijfel toeslaat en je niet meteen enthousiast bent om eraan te beginnen. Binnen je HubSpot portaal is immers alles met elkaar verbonden en kan het aanpassen of verwijderen van bepaalde elementen grote gevolgen hebben voor je digital marketing strategie en automation. Om je toch een duwtje in de rug te geven, zetten we de 10 belangrijkste stappen naar een ordelijk en up-to-date HubSpot portaal even op een rijtje. Handige tips zijn immers altijd welkom!

1. Creëren en gebruiken van naamgevingsconventies

Orde creëren betekent structureren en daar kunnen vast bepaalde naamsgevingsconventies bij helpen. Wanneer je eenzelfde type elementen binnen je HubSpot portaal op dezelfde manier opslaat, is het een stuk makkelijker om ze daarna weer snel terug te vinden wanneer nodig. Workflows, landings pages, e-mails, forms en lists kan je bijvoorbeeld opslaan volgens deze structuur: naam van de campagne - naam content – jaar. Je campagnes kan je dan bijvoorbeeld weer opslaan volgens naam van de campagne gevolgd door de startdatum.

Welke structuur je ook kiest, wees consequent en zorg dat iedereen binnen je bedrijf dezelfde conventies hanteert. Alleen dan kan je structuur in de chaos aan content brengen.

2. Neem je HubSpot integraties onder de loep

In heel wat bedrijven is het HubSpot portaal een verzameling van integraties geworden die niet allemaal relevant zijn. Het kan zijn dat je bij de start van je HubSpot portaal heel wat apps en webservices laadde die je achteraf niet gebruikt hebt of die je vervangen hebt door andere systemen. Zo merken we vaak dat bedrijven een hele hoop gratis basis-integraties geïnstalleerd hebben (zoals GoToWebinar, Eventbrite, SurveyMonkey of Hotjar) waar ze eigenlijk niks mee doen. Doordat al die apps en integraties ook extra velden aanmaken in je portal, dreigt extra vervuiling.

Het is dan ook belangrijk om deze integraties even te bekijken en te verwijderen indien ze niet meer actief zijn. Hou daarbij wel steeds rekening met het feit dat alles binnen je portaal met elkaar verbonden is. Verwijder dus geen systemen die waardevolle data bevatten of nog in werking zijn. Controleer ook of de actieve integraties en bijbehorende settings nog steeds up-to-date zijn.

landing page-optimalisatie-HubSpot-opkuisen

3. Controleer, organiseer en archiveer bestanden en folders

We hoeven het jou waarschijnlijk niet te vertellen dat HubSpot files en folders de voornaamste bronnen van chaos zijn binnen je portaal: folders en bestanden telkens opgeslagen volgens een andere naamgevingsstructuur, verschillende versies van logo’s, foto’s en iconen, …

Het organiseren van deze warboel begint opnieuw bij het toepassen van de afgesproken naamgevingsconventies. Vervolgens kan je nu of alle items nog steeds gebruikt worden of nuttig zijn. Indien dit niet meer het geval is kan je ze best verwijderen of archiveren.

4. Verwijder onnodige en overbodige forms

Forms zijn dé bronnen bij uitstek in het vergaren van informatie over relevante contacten en leads. Het is dus vanzelfsprekend dat dit deel van je HubSpot portaal ordelijk en geoptimaliseerd moet zijn. Zorg er dan ook voor dat alle forms correct toegewezen en benoemd zijn. Controleer vervolgens op branding, lengte, taal, interne meldingen en progressive profiling en pas aan waar nodig.

Hou er bovendien ook rekening mee dat je idealiter niet over meer forms beschikt dan het aantal dat je ook effectief gebruikt. Hergebruik bestaande forms door bijvoorbeeld te voorzien in een form voor elk stadium van de Buyer’s Journey. Zo hoef je niet steeds voor elke landing page een nieuwe form op te stellen en hou je je portaal ordelijk en efficiënt. 

Workflows in HubSpot laten namelijk perfect toe om niet alleen geactiveerd te worden nadat een specifiek formulier werd ingevuld, maar je kan dat ook nog eens specificeren naar 'dat formulier, op exact die pagina'. In plaats van dus voor elk ebook een apart form te maken, kan je dus 1 overkoepelend formulier gaan gebruiken (op voorwaarde dat je dezelfde zaken vraagt). Veel gebruiksvriendelijker en overzichtelijker.

5. Optimaliseer je landing pages

Een logische volgende stap na het controleren van je forms is het optimaliseren van je bestaande landing pages. Ga na of ze mobile friendly zijn, voorzien zijn van de juiste settings en correct opgebouwd zijn, van sterkte copy tot een opvallende en effectieve CTA. Belangrijk daarbij is het voldoende testen van alle elementen op je landing pages.

6. Review en structureer je e-mails

Check of je e-mails dezelfde naamgevingsconventie volgen, of ze nog relevant zijn of niet onnodig in draft staan en bekijk alle elementen van je e-mails kritisch. Controleer of volgende zaken in orde zijn: campagne, correcte spelling en taalgebruik, footer en unsubscribe link, onderwerp en preview tekst, optimalisatie voor mobile, naam en e-mailadres van afzender.

email marketing-HubSpot opkuisen

7. Onderzoek je workflows en pas aan waar nodig

Vervolgens onderzoek je best of je workflows wel up-to-date zijn. Dit omvat het nakijken van je enrollment criteria, je e-mails en te ondernemen acties, je workflow settings, toewijzing aan de juiste campagnes, enzovoort. Workflows zijn tenslotte pas effectief wanneer je er de juiste informatie aan toevoegt.

Workflows zijn een van de elementen in je HubSpot portal die voor de meeste vervuiling zorgen. Vaak worden er een hele hoop tests aangemaakt voordat de finale versie wordt gelanceerd, en deze durven al eens ophopen.

Hetzelfde geldt voor workflows waar amper tot geen leads doorstromen. Analyseer of ze nog echt nodig zijn en of je ze niet kan combineren met andere flows, om zo relevanter te zijn, betere data te genereren en een properdere portal te bekomen.

8. Ga met de grove borstel door je Design Manager en templates

Standaard bij zowat elke portal die we overnemen: 'Homepage_V2_new_final_finalfinal' en andere grappen, zoals 30 landing page-varianten waar geen enkele landing page mee is gebouwd. Als je templates niet gebruikt en ook niet van plan bent ze te gebruiken, sleep ze dan naar een aparte map of archiveer ze. Kwestie dat ze niet constant opduiken als je een nieuwe LP of sitepage gaat bouwen. 

Pas je een template aan, zorg dan dat de naming convention duidelijk is voor iedereen. Op de duur weet niemand nog het verschil tussen 'V3_final' en 'V12'. Want wat is nu de laatste versie?

Een derde punt wordt veroorzaakt door de gratis templates in de marketplace. Iedereen download er wel een paar om te testen en te prutsen, maar vaak worden ze nooit meer gebruikt nadien. Gooi ze gewoon weg of archiveer ze, dat maakt alles weer een pak makkelijker.

9. Benoem je tests en verwijder ze later

Marketing automation betekent testen, testen en nog eens testen. Benoem je LP's, emails en flows dan ook als tests. Door 'TEST' voor elke test-uiting te zetten, zie je later perfect welke elementen niet gebruikt worden. Door vervolgens in je portal op 'test' te gaan zoeken, kan je al die tests selecteren en in bulk verwijderen, zonder dat je moet gaan zoeken waar ze weer allemaal zitten. Alweer een stap naar een duidelijkere en overzichtelijkere portal.

10. Een overzichtelijke blik op de toekomst

Na het controleren en verbeteren van de belangrijkste onderdelen van je HubSpot portaal, zijn er nog enkele andere die je kan doen om je portaal klaar te stomen voor een efficiënte en positieve toekomst. Neem bijvoorbeeld je contacten en persona’s onder de loep. Merk je dat sommige persona’s niet gebruikt worden of bepaalde contacten geen geldig e-mailadres hebben? Doe dan de nodige aanpassingen of verwijder je bestanden. Word of warning hierover: exporteer steeds je contact lists alvorens je ze verwijdert. Upload dan vervolgens het .csv document in je HubSpot files zodat je er steeds nog naar kan teruggrijpen indien nodig.

Bekijk je campagnes, lead scoring, rapportages, social, templates en content. Wees altijd kritisch, zoek uit waarom iets niet werkt of niet gebruikt werd en onderneem de nodige acties. Oh en verwijder alle verlaten of onnodige drafts uit je HubSpot portaal, alsjeblieft.

Tot slot, willen we je nog even meegeven dat het permanent verwijderen van bepaalde items uit je HubSpot portaal niet altijd de beste oplossing is. Twijfel je of denk je dat je de content in de toekomst misschien nog wel kan gebruiken? Opteer dan eerder voor het archiveren ervan in plaats van de deleteknop in te duwen. Want weg is weg in HubSpot en data is key!

Wens je meer te weten over hoe je je HubSpot portaal het best kan optimaliseren voor een efficiënte marketing automation. Neem dan snel contact op met ons. We adviseren je met veel plezier over de mogelijkheden van HubSpot.

contact opnemen met Mia