Waarom technische kennis van HubSpot essentieel is

Hubspot
Written by Mirthe Mertens

HubSpot is een platform met heel wat mogelijkheden. Wie ervaring heeft met andere automation platformen, e-mail marketing tools of CRM's vindt waarschijnlijk redelijk snel zijn weg in HubSpot. Maar voor marketeers die een stapje verder willen gaan dan de standaard set-up en de meest eenvoudige workflows, is een iets technischere kennis van HubSpot essentieel.

Met "technische kennis van HubSpot" bedoelen we:

  • een diepgaande kennis van de werking van het platform en zijn mogelijkheden
  • een basiskennis van HubSpot development en integraties met andere tools
     

Technische kennis van het HubSpot platform

Een diepgaande kennis van de werking van HubSpot is belangrijk als je je HubSpot account goed wil kunnen beheren en er het maximum uit wil halen. Hoe meer HubSpot-diensten je afneemt (Sales Hub, Service Hub en vooral Enterprise abonnementen), hoe essentiëler die technische kennis wordt. Combineer dat met een grondige kennis van je eigen set-up en database, en je bent niet meer te stoppen!
 

Contactdatabase beheren

Als je nog maar net met HubSpot begint, is het vooral belangrijk dat je weet waar de data van contacten bewaard wordt, welke data je kan toevoegen en hoe je op basis van die data kan segmenteren. En wat gebeurt er als je een lijst van contacten importeert? Wordt de data gematcht met bestaande contacten? Wordt ze overschreven? En waar wordt de geïmporteerde data weggeschreven?

Weten wat 'properties' zijn (zie volgende puntje) en hoe je ze kan inzetten, is essentieel als je je database wil uitbreiden en afstemmen op de noden van jouw marketing team, sales consultants en klanten. Daarnaast stelt het je in staat om je contactdatabase optimaal te beheren, de juiste contacten te targeten en relevante leads aan te leveren aan het sales team.
 

Properties beheren & aanmaken

Een veld waar je data van contacten, bedrijven, sales deals of support tickets in wegschrijft, is een 'property'. Properties vormen de basis van HubSpot. Je gebruikt ze bijvoorbeeld in formulieren en chatbots om je data te verrijken, en je zet ze in om e-mails te personaliseren, slimme lijsten te maken, workflows op te zetten en je leads en klanten op te volgen in een sales of service traject.

Je beheert je properties centraal en je kan ze individueel raadplegen via specifieke contactfiches, bedrijfsfiches, sales deals of support tickets. Op de contactfiche van een specifiek contact, vind je bijvoorbeeld alle data terug die opgeslaan werd in de verschillende properties voor dat contact.

technische-kennis-hubspot-properties

Als je voor het eerst inlogt in HubSpot, zal je al een heleboel standaard properties zien staan. Daar zitten de meest eenvoudige dingen bij, zoals Email, First name en Last name, maar ook HubSpot specifieke properties, zoals Lifecycle stage en Now in workflow. Je kan echter ook zelf properties aanmaken, en dan wordt het pas echt interessant. Want zo kan je je database verder verrijken met belangrijke informatie over je contacten en kan je je database beter afstemmen op de noden van marketing en sales.

Wist je dat je in HubSpot ook berekeningen kan uitvoeren? Door calculated properties in te zetten kunnen gegevens uit verschillende properties samengevoegd worden in een berekening. Zo kan je bijvoorbeeld een korting berekenen voor je sales deals. (Opgelet: in een Marketing Pro abonnement beschik je maar over vijf calculated properties. Voor een uitgebreidere set-up, zal je dus waarschijnlijk moeten upgraden naar een Enterprise abonnement, zodat je tot tweehonderd calculated properties kan aanmaken.)
 

Geavanceerde workflows opzetten

Als properties de basis vormen van HubSpot, zijn workflows het hart van het platform. It's where the magic happens. Dankzij workflows kan je heel wat marketing, sales én service processen automatiseren en vereenvoudigen, wat jou en je collega's heel wat manuele handelingen en tijd bespaart.

Workflows kunnen heel eenvoudig zijn: als iemand formulier X heeft ingevuld, moet hij e-mail Y ontvangen. Maar met een uitgebreide kennis van de mogelijkheden - en een beetje creativiteit - kan je zo veel meer doen. Voor wie weet hoe webhooks werken en dat je je standaard lijst van acties kan uitbreiden met workflow extensions, zijn de mogelijkheden (bijna) eindeloos.
 

Webhooks

Met webhooks kan je data van de ene tool naar de andere versturen. Webhooks kunnen opgenomen worden in workflows en worden getriggerd wanneer er een bepaalde actie heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld: na het aanmaken of updaten van een contact in HubSpot of je eigen CRM).

technische-kennis-hubspot-webhook

Een tool als Zapier kan een webhook opvangen, verschillende acties uitvoeren met de doorgestuurde data en de gegevens vervolgens doorsturen naar een CRM of een andere tool. Maar het kan ook rechtstreeks, als de ontvangende tool ook met webhooks werkt.
 

Workflow extensions

Workflow extensions gaan nog een stapje verder. Je hebt even een developer nodig om zo'n extensie te schrijven, maar éénmaal dat achter de rug is, zijn workflow extensions gemakkelijker te configureren bij gebruik in een workflow.

Met workflow extensions kan je een custom actie (laten) ontwikkelen die je kan gebruiken als stap in een workflow. Zo hoef je je bij het aanmaken van een workflow niet bezig te houden met de technische details (zoals bij een webhook), maar kies je gewoon de workflow extensie uit de lijst van acties en pas je de instellingen aan.

technische-kennis-hubspot-workflow-extensions
 

Reports aanmaken en samenstellen

Alles draait rond properties, ook HubSpot reports. Vrijwel elk property kan gebruikt worden in een report, al wat je moet weten is uit welk property je je data moet halen en hoe je een report aanmaakt, samenstelt en weergeeft. Marketing Hub Enterprise klanten kunnen sinds kort zelfs attribution reporting opzetten.

technische-kennis-hubspot-reports

Het maken van reports wordt veel gemakkelijker als je weet hoe HubSpot in elkaar zit en je je setup vanbinnen en vanbuiten kent. Reports helpen je om snel en eenvoudig aan je manager of directeur te tonen wat je werk opbrengt.
 

Nóg technischer: development & integraties

Als marketeer is het voldoende om een basiskennis te hebben van development in HubSpot en (native) integraties met andere platformen. Die kennis kan je inzetten om zelf kleine aanpassingen te doen aan templates of om je automation of database naar het volgende niveau te brengen.
 

Custom design & templates aanpassen

HubSpot laat je helemaal vrij wat het design van je website, landingspagina of blog betreft: je kan templates aankopen in hun Marketplace, of je kan zelf templates (laten) ontwerpen en ontwikkelen. Waar je ook voor kiest, een basiskennis van HubSpot templates, HTML en CSS, geeft je een groot voordeel. Zo kan je immers zelf kleine aanpassingen doen, waar je anders een developer voor zou moeten aanspreken.

technische-kennis-hubspot-template

Als je templates aankoopt in de Marketplace, wordt die kennis nog essentiëler: een kant en klare template is nooit helemaal op maat van jouw bedrijf. Er zullen dus altijd aanpassingen moeten gebeuren en die kan je dan eventueel zelf doen.
 

Werken met HubSpot CMS

Het is niet bij iedereen bekend dat je je volledige website in HubSpot CMS kan laten bouwen. En eigenlijk is dat niet zo vreemd. Als je landingspagina's kan publiceren die je volledig naar je hand kan zetten, waarom dan geen volledige website?

Website templates zitten op dezelfde manier in elkaar als templates voor landingspagina's, dus ook hier is die technische kennis mooi meegenomen. HubSpot CMS zit soms wel iets anders in elkaar dan andere content management systemen en daar komt die technische kennis van het HubSpot platform dan weer van pas.
 

HubDB & Dynamic Pages

Als je gebruik maakt van het HubSpot CMS, kan je HubDB inzetten om het beheer van je website gemakkelijker te maken. Door gegevens in te geven in een tabel met rijen, kolommen en cellen (zoals in een spreadsheet) of ze op te halen via een API-call naar een extern platform, wordt het veel eenvoudiger om gegevens in te geven en up-to-date te houden. Denk maar aan een lijst van producten of diensten met een foto, titel, beschrijving en prijs. Dat deden we bijvoorbeeld voor Plan International België, waar we 1.000 meisjes die een Plan Ouder zochten lieten ophalen uit een HubDB-structuur.

PlanHubDB-1

Aan de hand van een tabel in HubDB, kan je ook Dynamic Pages genereren. Elke rij in je tabel wordt dan een aparte pagina met zijn eigen, SEO-vriendelijke URL. Dynamic Pages zijn ideaal voor pagina's die er grotendeels hetzelfde uitzien en dus dezelfde template gebruiken. Je kan ze bijvoorbeeld inzetten voor pagina's van je teamleden, productpagina's en pagina's voor al je winkels of kantoren. Of voor vacatures!

Integraties

Door HubSpot te verbinden met andere tools, kan je nóg meer uit het platform halen. In de App Marketplace vind je alle tools terug die native met HubSpot integreren. De set-up is meestal ook redelijk eenvoudig. Op die manier kan je tools zoals Databox, Eventbrite, PandaDoc, Salesforce, Shopify, SurveyMonkey, Typeform, Zapier en Zendesk koppelen aan HubSpot.

technische-kennis-hubspot-app-marketplace
 

HubSpot API

Daarnaast heeft HubSpot ook een API die je kan aanspreken om tools te koppelen die geen native integratie met HubSpot voorzien of waarvoor webhooks of workflow extensions tekort schieten. Zo kan je data van een custom CRM, of andere tools die geen native integratie aanbieden, toch doorsturen naar HubSpot (en omgekeerd).

HubSpot voorziet bijvoorbeeld geen native integratie met Microsoft Dynamics. Door de twee tools met elkaar te verbinden via de API, kan de data wel gesynchroniseerd worden. In dat geval zorgt de API voor een link tussen de twee tools, waarbij je aangeeft welke velden met elkaar "verbonden" moeten worden.

Aangezien je alle data die in je HubSpot portal zit kan aanspreken via de HubSpot API, kan je in principe doen met je data wat je wil. Zo kan je er custom queries op loslaten. In HubSpot kan je bijvoorbeeld enkel lijsten maken op basis van één type property. Je kan een lijst trekken van contacten, bedrijven, sales deals of support tickets, maar je kan die verschillende property types niet met elkaar combineren. Als je een lijst nodig hebt van alle contacten die meer dan dertig dagen geleden gecontacteerd werden, een actieve deal hebben van meer dan € 10.000 en waar geen taak voor ingepland staat in de komende twee weken, kan je dat doen via de API. De data die je via de API uit HubSpot haalt, kan je ook combineren met data uit andere bronnen om zo je database verder te verrijken.
 

Conclusie

Wie HubSpot door en door kent, kan zijn account en database beter beheren en afstemmen op de noden van marketing en sales. Met een meer technische kennis, kan je geavanceerde workflows opzetten, templates aanpassen, HubSpot websites gemakkelijker beheren en de koppeling leggen met de verschillende tools die binnen je bedrijf gebruikt worden.

Dus: is technische kennis van HubSpot essentieel? Absoluut!

HubSpot e-book downloaden